[슬기로운 재택생활] 프로 재택러가 언택트로 회의하는 법 ①
MS 화이트보드 활용해 스마트한 업무 환경 만들기
비대면 근무가 일상화되면서 최근 많은 기업들이 재택근무를 도입하고 있죠. 출퇴근처럼 불필요한 이동 시간을 줄일 수 있고 언제든 원하는 시간에 업무를 할 수 있다는 점은 좋지만, 오랜 시간 익숙했던 오프라인 업무에서 갑작스럽게 온라인 업무로 바뀌며 어색하고 낯설어하시는 분들도 많은데요. 회사에서 일할 때와 달리 업무의 효율성이나 편의성이 떨어지고 동료들과의 소통이 원활하지 못해 재택근무 환경에 적응하지 못하는 분들도 있습니다.
하지만 와콤 타블렛과 MS 화이트보드 등의 디지털 판서 프로그램을 함께 활용하면 얼마든지 업무를 효율적으로 바꿀 수 있고, 화상회의도 보다 편하고 스마트하게 참여할 수 있는데요. 프로 재택러가 소개하는 슬기로운 재택생활, 지금 바로 공개합니다! :)
MS 화이트보드 (Microsoft Whiteboard)
MS 화이트보드는 마이크로소프트에서 무료로 제공하고 있는 '윈도우 잉크'에 포함되어 있는 기능으로, 윈도우10 사용자라면 누구나 무료로 이용할 수 있는 유용한 프로그램입니다. 더구나 별도의 설치 파일이 필요 없이 윈도우 잉크(Window Ink)를 실행하고 Whiteboard를 선택해 업데이트하는 것만으로 사용할 수 있어 간편합니다.
또한 다양한 색상과 종류의 펜으로 직접 글씨를 쓰거나, 키보드를 이용해 텍스트를 추가할 수 있고, 메모, 이미지, PDF파일, 워드 파일, PPT 파일 등도 자유롭게 추가할 수 있습니다. 물론 이렇게 추가한 문서 위에도 주석을 달거나 메모를 할 수 있고, 형광펜, 지우개, 눈금자, 올가미 툴을 이용해 편집도 가능합니다.
MS 화이트보드를 사용할 때 와콤 원이나 인튜어스 등 와콤 타블렛을 활용하면 더욱 편하게 글씨를 쓰거나 편집 작업을 할 수 있는데요. 특히 와콤펜은 필압을 지원하기 때문에 펜촉에 가하는 힘의 압력에 따라 글씨의 두께도 달라지며, 마치 진짜 펜으로 종이 위에 글씨를 쓰듯 자연스럽고 세밀하게 필기할 수 있습니다.
그렇다면 프로 재택러는 재택근무 시 MS 화이트보드와 와콤 타블렛을 어떻게 활용하고 있는지, 자세히 알아볼까요? :)
1. 화상회의
화상회의는 거리의 제약 없이 모두가 얼굴을 보며 이야기할 수 있어 오프라인 회의와 유사하게 진행할 수 있다는 장점이 있지만, 판서를 함께 병행해야 하는 회의나 비주얼 적인 요소를 함께 보여주며 진행해야 하는 회의 시에는 원활한 진행이 어렵고 올바른 의사 전달이 힘들 수밖에 없는데요.
와콤 타블렛을 활용하면 회의 내용을 빠르게 디지털 필기가 가능하며 필기한 내용을 간단하게 파일로 저장해둘 수 있어서 정리하기도, 보관하기도 쉽습니다. 뿐만 아니라 '화면공유' 기능을 지원하는 화상회의 소프트웨어에서 MS 화이트보드를 공유하면 필기하는 내용을 다른 사람들에게 실시간으로 공유할 수 있어 부가적인 설명이 필요할 때 활용하면 좋죠!
2. 아이디어 회의 (브레인스토밍)
MS 화이트보드는 다른 참여자들에게 공유하고 모두 함께 공동 작업을 할 수 있다는 장점도 있는데요. 초대 기능을 이용해 여러 명이 함께 실시간으로 화면을 공유할 수 있어서 아이디어 회의나 팀 프로젝트를 진행할 때 활용하면 원활한 커뮤니케이션이 가능해집니다. 우측 상단의 '다른 사람 초대' 버튼에서 공유 링크를 만들고 생성된 링크를 이용해 참여자를 초대하면 됩니다.
공동으로 작업을 함께하게 되면 같은 문서를 보며 그 위에 바로바로 피드백을 적거나 수정사항을 표시해 설명할 수 있으므로 빠른 확인은 물론 직관적인 의사소통이 가능하다는 장점이 있는데요. 이렇게 작업한 결과물은 이미지로 저장해 메신저나 메일로도 손쉽게 공유할 수 있습니다.
3. 회의 자료 만들기
아이디어 회의가 끝났다면 보고용 자료를 만들거나, 회의 시 공유할 자료를 만들어야겠죠! 도구 모음 중 [삽입] 메뉴인 + 버튼에서 이미지나 워드, PDF, PPT파일 등을 추가하고 그 위에 주석을 달거나 메모를 할 수 있어 보다 상세한 자료를 만들 수 있습니다. 여러 요소들도 적절히 배치해 아이디어 스케치를 하거나, 업무 분배를 하는 등 다양하게 활용할 수도 있습니다. MS 화이트보드는 아이디어를 시각화하고 창의적인 작업을 돕는데 매우 유용한 디지털 캔버스 프로그램인데요. 무엇보다 매번 따로 저장을 누르지 않아도 모든 내용이 클라우드에 자동으로 저장되고, 언제든지 이어서 작업할 수 있어 편리합니다.
이때, 마우스 대신 와콤 타블렛을 사용하면 훨씬 빠르고 자연스럽게 필기를 추가할 수 있습니다. 기호나 도형 같은 것도 쉽게 그려서 추가할 수 있고, 많은 내용을 적어야 하거나 중요한 내용을 하이라이트 할 때도 유용하죠. 와콤 타블렛은 우리에게 익숙한 펜을 사용해 작업하기에 마우스보다 빠르고 정교합니다. 오래 사용해도 손목에 무리가 가지 않고, 필기부터 사진/영상 편집 작업까지 다양하게 활용할 수 있고요.
꼭 재택근무 중 회의 때뿐만 아니라 MS 화이트보드는 다양한 상황에 활용하기 좋은 프로그램인데요. 어떻게 활용하는 것이 좋을지 모르겠다면 제공되는 서식 파일을 이용해보는 것을 추천합니다. 브레인스토밍을 위한 서식, 팀원들과 솔루션을 도출하기 위한 서식, 프로젝트 계획을 세울 때 사용하면 좋을 서식, 주간 일정을 관리할 때 좋은 서식 등 유용한 서식을 간편하게 추가하고 이를 통해 체계적으로 업무를 진행해나갈 수 있습니다.
이처럼 빠르고 자연스럽게 필기를 할 수 있게 도와주는 와콤 타블렛과 MS 화이트보드 소프트웨어만 있다면 언제든지 원활한 업무와 의사소통이 가능한데요. 재택근무가 힘들고 어렵게만 느껴지셨던 분이라면 와콤 타블렛 + MS 화이트보드 조합으로 스마트한 업무 환경을 만들어보세요! :)
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