종이문서를 전자화 하는 페이퍼리스 오피스(paperless office) 시대가 열리면서,
AJ렌터카가 와콤 액정 태블릿 도입으로 업계 최초 스마트 환경
시스템을 구축해 주목된다. 이
회사는 올 상반기 제주 직영점에 1차적으로 액정 태블릿을 도입, 전자계약시스템 효과에 대한 검증을 마친 후 전국 직영점으로 그 수를 확대했다.이를 통해 서류 작업 체계를 대폭
간소화, 정확하고
효율적인 업무처리로 고객대응 서비스를 선진화해 나가고 있다. 특히
비용절감차원을 넘어 종이문서를 통해 발생할 수 있는 고객 개인정보 노출 등을 원천적으로 차단하면서 고객들의 신뢰와 함께 긍정적인 반응을 얻고 있다.
제주지점 태블릿 시범운영 효과입증 후, 전국으로 확대
올해 중순 AJ렌터카는 단기 렌터카의 최대 시장인 제주지점에 1차적으로 와콤 액정 태블릿 DTF-720 11대를 도입, 종이계약서를 전자문서로 대체하는 전자계약시스템을 구축했다. 낭비되는 종이문제 및 고객대응
서비스 개선을 이유로 해당 시스템을 도입하게 됐으며, 시범 운영을 통한 효과 입증 후 서비스를 전국지점으로 확대했다.
현재 AJ렌터카는 6개월간 설치 및 시범운영 기간을 거쳐 전국지점에 총 79대의 와콤 액정 태블릿 DTF-720을 구축했다. 그간 종이계약서의 글씨가
작아 고객이 내용을 꼼꼼하게 확인하기 어려웠다는 부분을 감안해 계약서 전면을 한 눈에 확인할 수 있는 17인치 태블릿을 선택했다. 또한 서울/경기,영∙호남권 지역별로 액정 태블릿 설치 교육 및 사용자
교육을 통해 담당자들에게 업그레이드된 시스템을 제대로 활용할 수 있도록 했다.시스템 설치 및 향후 유지보수는
보임테크놀러지 주식회사가 담당한다.
AJ렌터카 IT팀 한재근 대리는 “와콤 액정 태블릿 도입을 통한 전자계약시스템 구축은 사내 주요 IT프로젝트 중 하나였으며, 업계 최초로 시도됐다는 점에서도 의미가 깊다”며 “현재 전자계약시스템 도입으로
계약 체결과정 간소화는 물론, 효율적인
페이퍼리스 오피스 시스템을 완성했다”고 말했다.
전자계약시스템, 즉각적인 시∙공간적 비용 절감 효과
AJ렌터카는 계약시스템 전자화 이전,2장의 종이계약서를
출력 후 고객 서명을 받아 5년간 계약서를 보관하는 형태로 업무를 진행했다. 단기렌터카 업무가 많은 제주지점의 경우 하루 평균 800장의 계약서가 발생되며, 전국적으로 연간 보관되는 계약서는 약 2만 4천장에 달했다. 특히
계약서를 스캔하고 문서를 보관하는 과정에서도 많은 시간과 인력이 필요했다.
현재 와콤 액정 태블릿을 활용해 페이퍼리스 업무환경을 본격화한 이후, 서류업무상 계약체결과정을 간소화해 정확하고 효율적인 업무처리가
가능해졌다. 종이
보관 관리 비용 절감은 물론 보다 빠른 고객 응대가 가능해졌으며, 고객들은 액정 모니터를 통해 계약약관,차량이용 주의점 등을 쉽고 편리하게 확인할 수 있게 됐다. 또한 종이절감과 에너지절약, 업무공간의 효율적 활용과 같은 다양한 효과뿐만 아니라 종이문서를
통해 발생할 수 있는 고객 개인정보 노출을 원천적으로 차단함으로써 고객들의 신뢰까지 얻고 있다.
한재근 대리는 “직원들이
지난 15년간 종이 계약서를 사용해왔기 때문에 전자계약시스템 도입 등 낯선 업무 환경에 대한 거부감이 없지는 않았다”면서도“현재
서류과정 간소화는 물론, 효율적인
업무처리로 업무시간을 단축할 수 있어 직원들 대부분이 좋다는 의견을 보이고 있다”고 전했다.
경품이벤트, 홍보 매개체로 태블릿 역할 확대
향후 AJ렌터가는 전자계약시스템을 더욱 발전시켜 홍보수단으로 활용하면서, 고객 서비스를 위한 도구로 발전시켜 나간다는 계획이다. 최근에는 고객 응대가 없는
시간대에 AJ렌터카 홍보 이미지 및 영상을 띄어 디지털 액자로 활용하고 있으며, 태블릿에 다트판을 띄어 현장에서 직접 경품 이벤트를 진행하기도
했다.
AJ렌트카 측은 “액정
태블릿이 실제 현장에서 사용되고 있는 만큼, 이를
통한 다양한 홍보 전략과 이벤트를 구상해 나갈 것”이라며 “단순히 전자계약시스템 기능을 넘어 고객이 좀더 편리하고 다양한 서비스를 제공받을 수 있도록
힘쓸 계획”이라고 전했다.
